I den først tid skal nye medarbejdere introduceres til nye kolleger, have indsigt i forventningerne til dem og forstå de specifikke værdier i virksomheden. Med onboarding af medarbejdere kan de systematisk og struktureret introduceres til arbejdet og virksomheden. Uden onboarding øges chancerne faktisk for, at nye medarbejdere får en dårlig opstart og stopper inden for kort tid.
Desværre er hverdagen for mange nyansatte i danske virksomheder præget af, at de bliver overladt til sig selv, efter en kort og mangelfuld introduktion eller i nogle tilfælde ingen introduktion. Men dette er opskriften på, hvordan medarbejderen kommer skævt fra start, og risikerer at forlade virksomheden igen alt for tidligt. Derimod er et struktureret onboarding-program nøglen til glade, engagerede og produktive nye medarbejdere, som har lyst til at blive i virksomheden.
Det koster ifølge Randstad cirka en halv million kroner at miste en medarbejder på funktionærniveau pga. mistet produktivitet, rekrutteringsomkostninger osv. Forskning viser, at antallet af nye medarbejdere, som ender med at blive i virksomheden i mere end 3 år, kan øges med 58 % ? alene ved at følge en struktureret tilgang til onboarding.
7 trin til onboarding af medarbejdere
En virksomheds onboarding-proces er en mulighed for et godt førstehåndsindtryk hos nye medarbejdere. Denne proces handler om, at få en medarbejder til at føle sig velkommen, værdsat og parat til at lykkes i den nye rolle. Men onboarding er kompleks, derfor har vi her samlet syv trin, som kan hjælpe med at sikre onboarding i virksomheder.
1) Forbered kolleger, så de er klar til at tage imod den nye medarbejder
Før den nye medarbejders første dag sendes en meddelelse til alle medarbejdere, enten personligt eller via e-mail. Meddelelsen skal fortælle om den nye medarbejders rolle, lidt om deres erfaring, hvad de skal lave i virksomhed, og opfordre andre medarbejdere til at byde velkommen. Når medarbejderne er opmærksomme på en ny medarbejder på forhånd, er de parate til at hjælpe dem på deres første dag.
2) Sørg for, den nye medarbejders arbejdsstation er klar
At have en “hjemmebase”, der er klar, er afgørende for medarbejderens første indtryk af virksomheden. Som ny medarbejder er der intet værre end ikke at have de værktøjer, der skal bruges for til at lykkes. Opsætning af den nye medarbejders computer-, e-mail- og telefonnumre på forhånd og de nødvendige kontorartikler kan hjælpe en ny kollega til at føle sig værdsat fra dag 1.
3) Tjek at den nye medarbejder har adgang til alle nødvendige programmer
I overensstemmelse med at arbejdsstationen er klar, er det også vigtigt, at den nye medarbejder har adgang til programmer, software eller elektroniske filer, som skal bruges.
4) Forbered introduktioner
Planlæg tid til at den nye medarbejder kan mødes med nøglepersoner og afdelinger på første dag. Selvom de måske ikke husker alles navne, giver det dem et godt overblik over, hvor de skal hen for at få det, de har brug for. Disse introduktioner hjælper dem også med at forstå deres rolle spiller i et større perspektiv.
5) Planlæg frokost
Arranger en frokostaftale til den nye, for at hjælpe med at bryde isen og lade medarbejderen møde nye kolleger i et afslappet miljø. Når en medarbejder føler sig værdsat af deres hold på både personligt og fagligt niveau, er de mere tilbøjelige til at holde fast i det lange løb.
6) Tillad masser af tid til træning
Den første uge med den nye medarbejder bør fokusere på træning. Selvom medarbejderen har udført samme jobfunktion andetsteds, er der ofte forskelle mellem virksomheder. At have en træningsplan på plads er en vigtig del af at hjælpe nye medarbejdere med at finde deres fødder i en virksomhed. Træning skal dække virksomhedens regler, processer, procedurer og forventninger.
Man kan med stor fordel tildele en mentor, der er klar til at besvare spørgsmål og gennemgå nogle af den nye medarbejders opgaver.
7) Glem ikke at følge op
Dette trin er det vigtigste – og ofte det mest oversete af arbejdsgiverne. Det er vigtigt at følge op med fx 30, 60 og 90-dages ?check-ins? med den nye medarbejder. Selvom medarbejderen har det godt, og ikke behøver en evaluering, er det vigtigt at mødes med dem. Dette er også en mulighed for at lære mere om virksomheds onboarding fra et medarbejderperspektivet, fx hvad de kunne lide og ikke kunne lide i processen for så at foretage ændringer og forbedringer i processen.
Det er på tide, vi tager onboarding seriøst både med henblik på virksomhedens succes, og for medarbejdernes succes. Med udgangspunkt i disse trin kan virksomheden sikre en bedre opstart for nye medarbejdere, men husk det er kun et skridt i den rigtige retning.