?To ERP or not to ERP??. Dette er ofte spørgsmål, som mange forretningsledere stiller sig selv. Hvis man ser på, hvad der er de største investeringer for en virksomhed, går ERP-systemer ind under den kategori. Her er der mange små og unge virksomheder, der antager, at de er for små til at have et, og dette kommer fra den holdning, at antallet af brugere er med til at forme behovet for en ERP-løsning. Sandheden er dog den, at disse virksomheder er nødt til at være hurtigere og skarpere end deres konkurrenter, og som forretningslandskabet ser ud i dag, er der ingen virksomheder, der er for små til at have en ERP-løsning.
Generelt har der ikke været særlig mange ERP-løsninger, der har været tilgængelige for små virksomheder, og de har ligeledes heller ikke hverken midlerne eller den tekniske støtte til at opbygge den infrastruktur, der er nødvendig for at anvende traditionelle ERP-løsninger. Derfor ender det ofte med, at virksomheder i vækst skaber en fragmenteret forretningsstruktur af flere separate programmer, som håndterer indkøb, lager, salg, økonomi osv. Men for nylig har teknologiske fremskridt åbnet op for muligheden for mere praktiske løsninger til små virksomheder.
Blandt de mange fordele ved ERP-systemer er der især tre, som skinner igennem, når disse implementeres i små virksomheder:
- Gennemsigtighed
Alle data kan deles og tilgås af alle afdelinger, hvilket eliminerer behovet for at indtaste eller eksportere data flere gange, hvilket kan resultere i mindre fejl, en øget produktivitet og reducerede omkostninger til menneskelige ressourcer.
- Beslutningstagen
Real-time data fra systemet kan bruges fordelagtigt til markedsføring og ledelse, og gør det muligt for organisationen at træffe vigtige beslutninger til tiden og reducere spild.
- Produktivitet
Med et tydeligere billede af strømlinede forretningsprocesser kan medarbejdere skifte fokus til at håndtere en øget forretningsvolumen. Dette er med til at transformere mange facetter af forretningen og overkomme udfordringer ved vækst.
Som en mindre virksomhed vil man helst investere i de mest omkostningseffektive løsninger, der møder ens behov, passer til industrien og kan håndteres. Her er der visse faktorer, der skal overvejes. Blandt andet skal løsningen være brugervenlig og passe til forretningsmodeller, der ændres hele tiden. Desuden skal man overveje, om løsningen skal være Cloud-baseret eller in-house. Overordnet set er målet med løsningen at maksimere ROI (Return on Investment), og omkostningerne ved køb af software kan være forvirrende. Derfor er det vigtigt, at man er klar over omkostningerne ved softwaren, implementeringen, træningen, support, hardware og eventuelle opdateringer. Når først man forstår, hvad målet er og hvilken forretning, man har, kan målrette spørgsmålene til selve ERP-softwaren.
Hvis en virksomhed skal have succes med at opveje risici og belønninger ved ERP-løsninger, er nøglen at identificere forretningsprioriteter og ressourcer til træning og projektledelsesstrategien, der stemmer overens med prioriteterne.